STRATEGISKE INNKJØP
-for et varmt og livskraftig Tromsø
Med solid forankring fra øverste hold, jobber innkjøperne i Tromsø kommune i disse dager med å profesjonalisere anskaffelsesfunksjonen. På agendaen står blant annet standardisering, forenkling, kontroll og kvalitet.
Publisert: 04.04.2019
Tekst: NIMA Utdanning
-Vi satser sterkt på forbedring og effektivisering av innkjøpsfunksjonen for å imøtekomme krav om kostnadsreduksjon og økonomisk bærekraft. Det innebærer etablering av standardiserte og systematiske innkjøpsprosesser, forteller Susanne Arntzen Langnes.
Langnes innehar rollen som prosjektleder for Strategisk innkjøp i Tromsø kommune. Vi møter hun for første gang som engasjert kursdeltaker i Oslo, og blir umiddelbart nysgjerrige på å høre mer. Både om kommunens satsing på profesjonelle innkjøp og Langnes sin entusiasme ovenfor offentlige anskaffelser. Hvordan fant hun veien til jobben som prosjektleder for strategiske innkjøp?
Offentlige anskaffelser bør brukes som strategisk verktøy for å få frem effektive løsninger. Det er utrolig gøy å se når det gir konkrete resultater. Utfordringene er mange, og det gjør det spennende å jobbe med offentlige anskaffelser.
SUSANNE ARNTZEN LANGNES
Prosjektleder for strategisk innkjøp Tromsø kommune
KOMMUNEOPPRUSTING
Til tross for ung alder har Langnes allerede tilbakelagt jusstudiet og Forsvarets befalsskole med fordypning i forvaltning. I tillegg har hun seks års arbeidserfaring innen forsvarslogistikk, innkjøp og juridisk rådgivning. Tre år er gått siden hun ble ansatt i Tromsø kommune.
-Jeg startet først i en todelt stilling som juridisk rådgiver for bolig- og tildelingskontoret før jeg gikk over til Innkjøpskontoret, som det het tidligere. Nå er jeg ansatt som prosjektleder for Strategisk innkjøp og jobber med forbedring av innkjøp, forteller Langnes.
Prosjektet Strategisk innkjøp ble, våren 2016, etablert som et delmål underlagt en større satsing på forbedring i Tromsø kommune.
-Forbedringsprogrammet 2016-2019 er kommunens aller viktigste satsingsområde, og ble opprettet for å styrke og prioritere pågående og planlagte utviklingsprosjekter. Målet er å gjøre kommunen bedre rustet til utvikling av nye tiltak og tjenester for innbyggerne, forklarer Langnes.
Et snaut år etter prosjektetablering var konklusjonen fra en arbeidsgruppe bestående av både stabssjefer og seksjonsledere klar; en mer profesjonell innkjøpsfunksjon måtte på plass.
Fra rådhuset i Tromsø jobbes det for fullt med en forbedring av kommunens tilbud. En sentral del av satsingen er knyttet til strategisk innkjøp og offentlige anskaffelser.
NYTT ÅR, NY INNKJØPSFUNKSJON
Med kommunens ledelse i ryggen, skal Langnes sørge for at innkjøpsfunksjonen profesjonaliseres, og lever opp til kommunens motto om å jobbe sammen for et varmt og livskraftig Tromsø.
-Som offentlig aktør har vi et stort ansvar ved å forvalte samfunnets midler på en effektiv måte. Dersom ansvaret ikke blir overholdt, vil det føre til fravær av konkurranser og samfunnsmessige verdier vil bli redusert. Min oppgave er å påse at målene kommunen har satt seg blir oppnådd, utdyper hun.
1. januar i år ble tidligere seksjon for innkjøp, Innkjøpkontoret, nedlagt. De ansatte startet derfor det nye året med å gå på jobb til seksjon for anskaffelser.
-Den nye seksjonen skal ha prosessansvaret for alle anskaffelser med verdi over 100.000 kroner. Som et ledd i prosjektet, Strategisk innkjøp, har vi gått fra desentralisert til sentralisert innkjøpsfunksjon. Vi har på denne måten sikret en seksjon med fagansvar for alle anskaffelser ved å samle all innkjøpsfaglig kompetanse på ett sted. Herfra jobber vi videre med å innføre standardisering, forenkling, kontroll og kvalitet i hele innkjøpsprosessen, forteller Langnes
I tillegg til nye arbeidsmåter og verktøy, anser Tromsø kommune fornøyde medarbeidere som sin aller viktigste ressurs -her er to av dem. Prosjektleder for strategisk innkjøp, Susanne Arntzen Langnes, og juridisk rådgiver i stab for politisk og administrativ ledelse, Erling Myrland.
VEIEN TIL INNKJØPSYRKET
Rollen som prosjektleder i et omorganiseringsprosjekt kan være krevende, men med et friskt pågangsmot og en sterk interesse for anskaffelsesfaget, er det liten tvil om at Langnes er riktig kvinne på riktig sted.
-Som offentlig aktør har vi et stort ansvar ved å forvalte samfunnets midler på en effektiv måte. Dersom ansvaret ikke blir overholdt, vil det føre til fravær av konkurranser og samfunnsmessige verdier vil bli redusert. Min oppgave er å påse at målene kommunen har satt seg blir oppnådd, utdyper hun.
Veien til en arbeidshverdag innen offentlige anskaffelser kan være svært ulik fra person til person, noe NIMA Utdanning stadig opplever i møte med nye kursdeltakere. For Susanne Arntzen Langnes startet det slik:
Jeg fattet interesse for offentlige anskaffelser i Forsvaret. Gjennom Befalsskolen tok jeg en fordypning i forvaltning, og jobbet etter det med logistikk, både nasjonalt og internasjonalt. Her fikk jeg god kjennskap til offentlig økonomi og anskaffelser, samt omorganisering, rammeavtaler, innkjøp og ledelse.
Fra en stilling som materialoffiser i Forsvarets logistikkorganisasjon, bar det videre til Universitetet i Tromsø.
-Som nyutdannet jurist var det nok en kombinasjon av interesser og tilfeldigheter som spilte inn med tanke på valg av videre karrierevei innen offentlige anskaffelser, sier Langnes og forteller videre om hva som gjør arbeidshverdagen så interessant.
INNOVATIVE ANSKAFFELSER
Forbedringsprogrammet i Tromsø kommune omfatter hele organisasjonen og skal blant annet legge til rette for innovasjon. Det passer Langnes godt.
-Personlig er jeg opptatt av innovative anskaffelser som har et stort potensiale som strategisk virkemiddel når samfunnsutfordringer skal løses. I årene som kommer vil nok helse og omsorg, digitalisering og klima/miljø være store satsningsområder, forteller hun og utdyper videre:
Innovative prosesser stiller større krav til dialog mellom oppdragsgiver og leverandør, og nyskaping vil føre til bedre og mer skreddersydde tjenester. Jeg finner det meget spennende at vi kan bidra til nytenking og utvikling.
En annen ting Langens brenner for er at offentlige anskaffelser tilrettelegger for lokalt næringsliv.
-At Tromsø kommune har fokus på å legge til rette for små og lokale aktører, synes jeg er viktig. På denne måten blir det mulig for distriktsbutikker og mindre leverandører å levere inn tilbud innenfor gjeldende lover og regelverk. Dette er en uttalt målsetting fra kommunestyret, avslutter Langens som nå går en spennende vår i møte.
Sentraliseringen av anskaffelsesseksjonen har før til behov for flere ressurser, og det har gjennom våren pågått et stort rekrutteringsarbeid. Flere nye kollegaer er på vei, og det vil derfor være en solid gjeng som ønsker innkjøperne i kommune-Norge velkommen til Tromsø i anledning KS' innkjøpsforum i mai.
8.-9. mai er Tromsø kommune vert for KS sin årlige samling for innkjøpere. Susanne Arntzen Langnes og hennes kollegaer i seksjon for anskaffelser ser frem til to fine dager med innkjøpsfaglig erfaringsutveklsing.